10个word操作技巧让你秒变大神

Word文档无论是在哪个领域都是最常使用的软件之一,很多人对于word文档的操作都是只知皮毛。当遇到一些比较难排版的时候,很多人都会被折磨的不要不要的,心里发出感慨说这word文档排版咋就这么难呢?今天我就来给大家分享10个word操作小技巧让你不再为word排版为难,让你步入玩转word的大神列队。
01 批量复制粘贴格式

如果要把标题一的格式复制给其他标题,你会怎么做呢?

大多数人都知道,可以用格式刷。

操作过程是这样的:
① 选中标题一
② 单击格式刷
③ 点击标题二

④ 再次选中标题一
⑤ 再次点击格式刷
⑥ 点击标题三

……
循环重复,直到全部刷完为止
 
但是你是否知道,格式刷还可以连刷?

你只需要在选中标题一后,双击格式刷,就能省去重复点击格式刷的操作,直接把格式刷给其他标题。
(PS:PPT中的动画刷也能双击后连刷)

但是复制粘贴格式,King更喜欢的是直接用快捷键。
众所周知,Ctrl+C / V 是用来复制粘贴内容的。
那你知道加上 Shift 键后他们会变成什么吗?

用快捷键的好处,按下C后,格式直接保存在后台,需要用时按一下V。
即使复制后,中间有做过其他编辑操作,仍然可以继续粘贴。
而在跨页面粘贴格式时,不用担心意外退出格式刷。
(PS:PPT中也可以用哦)
如果你尝到快捷键的好处,就去把常用的快捷键全部翻出来吧。
打印或截图放在你的桌面上,有意地去使用它们,形成习惯,就能大大提升操作效率。

但是即使用 Ctrl+shift+V,还是要一次次选中目标对象,把格式粘贴过去不是吗?
如果我有10个标题,就还是要操作10次。

那我有没有办法,可以一次就选中所有要改的标题,然后把格式一次性粘贴过去呢?

有!这时候我们就要用Word里边非常神奇的一个功能,叫 选中格式相似文本

02 批量选中格式相似文本

我先 Ctrl + Shift + C 把标题一的格式复制到后台。
然后点击标题二,再点击下图所示的按钮,把所有标题选中。

剩下的标题就全部选中了,再Ctrl+Shift+V一下就能全部搞定。
你Get到了提高操作效率的秘诀了吗?

要提高操作效率,最有效的,并不是死记硬背的快捷键,更厉害的是掌握一个重要心法:重复的操作必有批量完成的方法!

如果你有批量完成重复操作的意识,主动地去找解决方法,就能事半功倍:

① 要重复调整多个段落的格式 —— 批量选中,批量粘贴格式
② 要在页面顶部重复插入公司Logo —— 在页眉里插入Logo
③ 重复的错别字要全部修正 —— 替换法

虽然看的是招式,但是背后的意识心态,才是高手和小白的真正差距所在。

快捷键和选中格式相似文本这两个技巧,更多的是在文档已经做好了以后,重新编辑文档的时候用。

但如果你要开始写一篇很长的文档,比如论文、活动方案、标书等,下面这个技巧你一定要会!它是整个Word排版的核心,用好它,能够帮你你大大地节省反复修改的时间。

03 样式管理-批量套用和修改的秘诀

一个占据了开始菜单1/2面积的工具,你怎么能够忽视?

比如,我做好了一个一级标题的格式,只要在样式栏里,点击右键更新并匹配到标题1样式,就将级别1的标题格式放到了样式库里。

下一个标题还用到这个格式,怎么办呢?
直接点击标题样式就可以套用!
接着输入文字就直接是设定好的格式。

有了这个功能,就再也不用担心,BigBoss突然说,一级标题全部缩小一号,颜色全部换成喜庆大红色了……

为什么呢?

因为King已经给全部一级标题套用了标题1样式,我只需要改一个标题的格式,然后右键更新匹配到标题1,全部一级标题的格式就齐刷刷地改过来了,真的是1秒钟搞定!

样式就相当于一个容器,把所有的格式(大小、行距、颜色、缩进、边框、底纹等等都包含在内)都打包放在了这个容器里,你需要用到时,点击一下,就把这些格式套在你所选的文字段落上。

如果没有套用样式的话,就得全部改一遍……这还能早早下班吗?

以后要做长文档的排版,知道怎么做了吗?
你得先规划好各级文本的样式,再写作时就可以直接套用。这样就可以专心在内容编写上,而不用操心格式问题。

04 秒杀多级编号--自定义多级编号

比如,写论文、方案之类的文档,每一个级别的格式都不一样:

什么?这些编号你都是手打出来的?
真是努力感人……
万一中间哪一块内容要调一下顺序,新增或者删除一个小节内容,你估计会改到吐血 ~

在自动编号旁边就有一个自动多级列表功能,你可以直接用起来!

但 …… 这还不是最厉害的,它可以和样式关联在一起!

在多级列表菜单中选择【定义新的多级列表】,展开【更多】选项后,就能将每一级别的编号和不同级别的标题样式链接到一起。在你套用样式时,它就自动帮你续上编号!

轻轻一点,就自动排好各级编号,增、删、改都能自动更新编号。

从今往后,再也不要手贱的一个个手打了。

像论文、标书这种很长的文档,除了各级文字的格式,还有一项内容非常重要。
对,目录!

这个少不了,而且也可以自动生成!

05 自动生成目录

在插入菜单下,直接就有一个目录功能,点一下插入目录就能自动生成。

整齐划一,美观大方的目录就一键生成了,如有修改内容,右键点击可以一键更新,再也不用手工调整页码。

但是这个功能有一个前提。以上就是今天给大家分享的关于10个word操作技巧让你秒变大神的操作方法,有需要的小伙伴们可以根据以上步骤进行操作,如果需要转换pdf格式可以使用w大师转换器