使用Excel表格必备的小技巧

Excel软件是我们办公软件中最为常用的一款,那么要想轻松高效的使用Excel软件,这些小技巧你就一定要会,如果不会没关系,今天小编就来给大家分享下使用Excel表格必备的小技巧。
1设置打印区域

应用场景

表格很长或者很复杂,这时我们可能只想打印部分区域,就可以通过设置打印区域来实现。

操作

选中需要设置打印的单元格区域,点击【页面布局】选项卡下面的“打印区域”,在弹出菜单中点击“设置打印区域”。

注意

设置打印区域时,可以按住Ctrl键同时选择不连续的区域;

点击“取消打印区域”,就会取消所有设置的打印区域;

点击“添加到打印区域”,可以增加新的区域为打印区域;

可以通过直接修改定义名称中的Print_Area来修改打印区域,这里也可以通过公式设置动态的打印区域。

2设置打印标题

应用场景

当要打印的表格很长或很多列时,可以设置打印标题。

操作

点击【页面布局】选项卡下面的“打印标题”。

在弹出的对话框中我们可以设置“顶端标题行”和“左端标题列”。

顶端标题行就是打印时显示在每页的上面作为标题,当表格有很多行时可以设置;

左端标题列就是打印时显示在每页的左边,当表格有很多列时可以设置。

3按月填充

应用场景

快速生成连续的按月间隔的日期。

操作

在单元格输入日期,将鼠标放到单元格右下角,出现黑色的十字符号时,下拉或右拉,填充多个日期,这时在最后一个单元格的右下角就会出现“自动填充选项”。点开“自动填充选项”,点击“以月填充”。

结果如下。

4删除重复项

应用场景

数据出现了重复行,想要删除重复并且只保留一行。

操作

鼠标放到数据所在的单元格区域内,点击【数据】选项卡下面的“删除重复项”。

弹出对话框让你选择需要根据哪些列来判断是否重复,默认情况下全部选中,点击“确定”按钮就可以删除重复的记录。

5冻结窗格

应用场景

表格有很多行、很多列,屏幕不能全部显示,当拖动上下滚动条或左右滚动条时,上面的行或者左边的列就滚动出了屏幕区域,查看不方便。

操作

选中需要固定显示的行和固定显示的列交叉点那里的右下单元格,比如下图中的C2单元格。

点击【视图】选项卡下面的“冻结窗格”中“冻结拆分窗格”。这样在滚动页面时,第一行和前两列就固定显示在屏幕区域内了。

6转置

应用场景

快速交换行和列的位置。

操作

选中数据区域,点击右键,点击下图中任意一个“转置”图标。

或者点击“选择性粘贴”菜单,在弹出的对话框中勾选“转置”。

7快速转换为日期格式

应用场景

有时候从系统中导出的日期为文本格式,我们需要转换为真正的日期格式。

操作

选中需要转换为真正日期的列或者单元格区域,点击【数据】选项卡,在“数据工具”组中点击“分列”按钮。

弹出“文本分列向导”对话框,第1步和第2步都采用默认设置即可,在第3步中设置列数据格式为“日期”,并且需要在后面的下拉列表框中选择数据源的格式,比如这里是“年月日”格式就选择“YMD”,点击确定就可以快速转换成日期。

转换后的日期如下。

8使用分组比隐藏好

应用场景

有很多行或者很多列,有时需要查看总体,有时需要查看明细,可以快速地在这两者之间切换。如下图,点击“+”、“-”符号或者点击坐标的1、2、3按钮可以在“总和”、“明细”的查看方式之间来回切换。

操作

点击【数据】选项卡“分级显示”组中的“创建组”。如果像上图所示,是明细列和总和列是采用公式求和的方式,那么我们还可以点击“创建组”中的“自动建立分级显示”,Excel会自动识别并建立分级显示。上图就是采用“自动建立分级显示”的方式创建的。

点击“取消组合”或“清除分级显示”可以更改为普通表格样式。

以上就是今天给大家分享的关于使用Excel表格必备的小技巧,有需要的小伙伴们可以根据以上步骤进行操作,如果需要pdf转Excel可以使用w大师pdf转换器。